Tout grand évènement commence par une vision, un concept et un rêve. Pour que le rêve devienne réalité, il faut une planification méticuleuse et une exécution sans faille. Soumis à une forte pression pour que l’expérience des délégués soit parfaite, les organisateurs doivent trouver un lieu d’évènement qui permette à la vision de devenir réalité. Ce sera la première impression que les participants auront de l’évènement et elle donnera le ton à l’ensemble de la manifestation. Le choix d’un lieu adéquat doit tenir compte de nombreux éléments, et pas seulement d’un lieu qui a de l’allure. Dans ce blog, nous aborderons les points à vérifier lors du choix du lieu de votre évènement afin de ne rien négliger.

L’emplacement

L’emplacement du lieu est souvent l’un des aspects les plus importants. En tant qu’organisateur d’évènements, gardez à l’esprit la commodité de votre public cible lorsque vous envisagez l’emplacement de votre évènement. Tenez compte de facteurs tels que la proximité des liaisons de transport, l’accessibilité et la complémentarité avec le thème de l’évènement. Si la plupart des participants viennent de l’extérieur de la ville, il est préférable de choisir un lieu proche d’un hôtel ou d’un aéroport pour faciliter les déplacements.

Si vous recherchez un lieu pour un évènementiel à Lyon, La Rive peut représenter le choix idéal. Implanté en plein centre-ville de la cité des Gones, cet appartement de 280 m2 convient parfaitement pour accueillir tout évènement professionnel. Qu’il s’agisse de soirée d’entreprise, de team-building, de réunion, de séminaire ou de lancement de produit, les 5 salles de réunion peuvent être modulées et personnalisées en fonction de vos besoins. De plus, elles sont bien desservies par les transports en commun, que ce soit par bus, tramway ou métro. Enfin, vous avez accès à des équipements ultramodernes comme :

• Un vidéoprojecteur interactif avec écran
• Une sonorisation intégrée comprenant des micros sans fil
• Des connexions VGA et HDMI
• Un accès Internet haut débit par fibre optique
• Des écrans plats interactifs et connectés, etc.

Vous pouvez rencontrer l’équipe au 3, Cours de la Liberté, 69003 Lyon ou l’appeler au + 33 481 13 14 15.

Service et confort

L’un des facteurs les plus importants dans le choix d’un lieu de manifestation est le service offert par celui-ci. Les participants et les exposants passeront de nombreuses heures à un évènement, certains travaillant de 8 à 10 heures par jour. Ils doivent disposer de tout ce dont ils ont besoin pour être à l’aise. Lors de la recherche d’un lieu d’évènement, tenez compte des facteurs suivants :

Services de restauration

De nombreux lieux proposent des services de restauration internes ou travaillent avec des traiteurs professionnels. Tenez compte de la qualité et de la variété du menu, et vérifiez s’il peut s’adapter à des goûts différents et à des restrictions alimentaires.

Mobilier et sièges

Recherchez des lieux qui proposent du mobilier, du linge et de la vaisselle assortis au thème de l’évènement. Les fournisseurs peuvent proposer des réductions ou inclure le mobilier dans le forfait du lieu. Vous gagnerez ainsi du temps et éviterez les tracas liés à la multiplicité des fournisseurs.

Personnel chargé de l’évènement

Une équipe de professionnels chargée de la mise en place et du nettoyage peut vous sauver la vie. Ce soutien garantit que l’évènement commence et se termine en douceur, ce qui vous permet de vous concentrer sur les activités clés de l’évènement.

Wifi et connectivité

Choisissez un lieu d’évènement doté d’un accès wifi pour garantir le bon déroulement de l’évènement. Ainsi, les présentateurs peuvent assurer la diffusion en direct et les délégués peuvent rester connectés pendant toute la durée de l’évènement.

Équipement audiovisuel

Le fait de disposer d’équipements audiovisuels tels que des microphones et des écrans sur le lieu de l’évènement rendra votre travail plus efficace, car vous n’aurez pas à vous en occuper individuellement.

Éclairage

Renseignez-vous auprès du fournisseur du lieu pour connaître les options disponibles pour l’éclairage du lieu et choisissez celles qui conviennent au thème et à l’ambiance de l’évènement.

Coût

Tout en rêvant du lieu idéal pour votre évènement, il est important de tenir compte de votre budget et de garder un pied fermement ancré dans la réalité. Déterminer le montant que vous pouvez dépenser pour un lieu est une étape importante dans le choix d’un lieu d’évènement.

L’atmosphère

L’atmosphère est l’essence intangible d’un évènement qui attire les participants. Il ne s’agit pas seulement d’une caractéristique physique du lieu, mais elle peut également transformer l’expérience de vos invités. Trouvez un lieu qui corresponde à l’esthétique du thème de votre évènement. Les couleurs, l’éclairage et le design général correspondent-ils à l’atmosphère de l’évènement ? Un lieu bien décoré peut immédiatement plonger les délégués dans l’atmosphère souhaitée.

Capacité du lieu

Le rôle principal d’un lieu d’évènement est d’offrir suffisamment d’espace aux invités. Recherchez un lieu capable d’accueillir le nombre de participants prévu. Un lieu surpeuplé sera inconfortable, tandis qu’un lieu trop grand donnera l’impression que l’évènement est médiocre et manque de contenu. Tenez compte non seulement du nombre de personnes, mais aussi de l’incidence de la disposition et de la configuration du lieu sur sa capacité d’accueil.